organizar correo

Cómo organizo gmail

Mi bandeja de entrada está vacía sin correos, y también están vacías la pestaña de Social, Promociones y Notificaciones. No es porque borre todos los correos ni porque no reciba ninguno. Es porque filtro, etiqueto y archivo todos los correos que recibo.

Lo que hago es tener un sistema de carpetas (con Etiquetas) donde Archivo todos los correos. Normalmente una misma persona o empresa te manda sus correos de un tema en concreto así que aplico filtros.

Lo primero que hago es hacer un Filtro de ese correo y le asigno la Etiqueta que le corresponde. Por ejemplo, todos los correos que me llegan del Instituto. Copio el correo desde el que me los mandan y voy a Ajustes (el icono de la tuerca) en Configuración. Selecciono la pestaña Filtros y direcciones bloqueadas. Y le doy al botón de Crear Filtro.

Te da varias opciones para hacer el filtro. En mi caso copio la dirección del Instituto y Crear Filtro. Ahora nos pregunta qué hacemos con esos correos. Lo primero sería asignarle una Etiqueta si ya la tienes hecha, y sino se puede crear en ese momento. Creo una etiqueta con el nombre del Instituto o el curso escolar. Puedes directamente archivarlos y que vayan a esa carpeta sin pasar por la bandeja de entrada.

Las etiquetas las tiene en el menú de la izquierda cuando vayas a tu ventana principal. Las que tienen correos sin leer se quedan marcadas en negrita y ponen el número de correos sin leer al lado. También puedes marcar los correos como leídos. Y en la última casilla te pregunta si quieres que las acciones que has elegido se apliquen a los correos que ya has recibido, aquí te aconsejo que sí. Y listo, ya tenemos nuestra etiqueta.

También podemos utilizar el menú de arriba y asignar correo a correo (o seleccionando varios) las etiquetas y la acción de archivar. O arrastrando el correo a la etiqueta en el menú de la derecha. Como casi siempre tenemos varias formas formas de hacer las cosas. 

Otra cosa que hago mucho es posponer correos, si me llega un correo que ahora no tengo nada que hacer con el, pero en una semana tengo que responder, o es cuando me va a ser útil. O para hacerme un recordatorio. Cuando estás en la lista de correos y pones el ratón encima de un correo (sin clicar) te salen 4 opciones a la derecha:

  • Archivar
  • Eliminar
  • Marcar como leído o no leído
  • Posponer

Y aquí eliges cuándo quieres que te lo vuelva a enseñar el correo, de manera que ahora te desaparecerá de la bandeja de entrada (si lo necesitas puedes buscarlo con la barra de buscar).

Realmente te recomiendo el sistema porque es un gustazo tener el Gmail a 0. Y saber que todo está atendido y sin ruido cada vez que abres el correo.

Ya tienes en la Academia de Recursos para Clase cómo funcionan todas estas opciones de Gmail y más trucos:

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